Le guide CV de l'Assistante Administrative

Le titre du CV

En répondant à une annonce d'offre d'emploi, veillez à mettre un titre de CV accrocheur. Il sert à attirer l'attention du recruteur, parce qu'il lui permet de se faire une première idée sur votre profil. Il est impératif que le titre que vous mettrez en avant soit en adéquation avec le poste à pourvoir.

Pour une candidature d'assistante administrative, il suffit, par exemple, de mettre comme titre : Assistante de Direction.
Mais vous pouvez rajouter 2/3 éléments pour mettre en valeur votre profil. Notez que ces ajouts doivent être en relation directe avec les besoins de l'entreprise décrits dans l'annonce. (À l'inverse, il est déconseillé de l'accompagner par des qualificatifs flatteurs, comme Assistante administrative sérieuse).

Par exemple : Assistante de Direction - En poste depuis 8 ans - Trilingue FR-IT-EN

Enfin rappelez-vous qu'un recruteur a des milliers de CV à parcourir chaque jour. Par conséquent, il ne perdra de temps à lire un CV qui ne comporte pas un titre. Celui-ci sert à vous démarquer des autres candidats et à attirer l'oeil du recruteur.

La partie « Coordonnées »

Il s'agit de la partie la plus simple à rédiger dans un CV. Toutefois, quelques maladresses peuvent alourdir votre curriculum vitae, comme la mention de quelques informations personnelles. Vous devez vous limiter au strict nécessaire, comme :

• votre nom et prénom,
• votre numéro de téléphone (portable idéalement),
• votre contact électronique (email)
• votre adresse si besoin.

La partie « À propos de moi »

La rubrique « À propos de moi » est très importante dans la rédaction d'un CV d'assistante administrative. Elle permet de vous adresser directement au recruteur. Il s'agit d'un bref texte de présentation qui met en avant les spécificités de votre CV. En général, elle ne doit pas faire plus de 5 lignes.

Si vous n'avez pas d'idée, l'exemple qui suit peut vous aider dans son élaboration :

« Assistant administratif trilingue, je suis à la recherche d'un nouveau challenge professionnel. Ayant occupé un poste similaire durant 5 ans dans le secteur de ABCD, j'ai pu développer ma maîtrise des tâches inhérentes au poste d'assistant administratif et apporter un soutien administratif complet aux dirigeants de la société. Polyvalente, fiable et rigoureuse, je souhaite aujourd'hui mettre mon savoir-faire à disposition de votre société."

Les expériences professionnelles

La mention de vos expériences professionnelles est une étape incontournable dans la rédaction de votre CV. Elles doivent être mises en valeur, quel que soit le nombre d'années d'expérience dont vous disposiez. Elles permettent au recruteur de connaitre les postes que vous avez occupés auparavant.

Toutefois, vous devez choisir les expériences professionnelles qui sauront mettre en avant votre candidature. Pour cela, priorisez les expériences qui reflètent le fait que vous maitrisez le poste à pourvoir. Par exemple, vous pouvez mentionner que tous vos postes antérieurs étaient dans le domaine de l'assistanat de direction. En parallèle, mettez en avant que vous avez la capacité de mener diverses tâches simultanément et que vous pouvez vous adapter à n'importe quel environnement durant l'exercice de vos missions. Ainsi, vous pouvez mentionner que vous avez été une assistante de direction dans différentes entreprises de tailles variées.

Bien que vous ayez de longues expériences professionnelles, il est inutile de citer toutes les taches que vous avez effectuées sur votre CV. Privilégiez la qualité à la quantité. Ne citez que les informations que vous jugez importantes, autrement dit celles qui offrent un réel atout à votre profil.

Lors de l'énumération de vos expériences professionnelles, faites-la de manière chronologique. Commencez par votre dernière expérience professionnelle avant de remonter vers la plus ancienne. Cette technique permet aux recruteurs d'évaluer votre évolution professionnelle.

Exemple :

Assistante administrative | Groupe HIELEC, Paris |  Juillet 2008- mars 2020

• Coordination des déplacements nationaux et internationaux
• Élaboration des feuilles de présence du personnel de l'entreprise
• Organisation et coordination des agendas de réunion

Assistante administrative | BETA & Fils, Marseille | Juin 2003- février 2008

• Gestion des fournisseurs et des fournitures de bureau
• Gestion des appels entrants et sortants, ainsi que des courriers électroniques
• Élaboration de l'agenda du PDGPréparation des ordres du jour des réunions du conseil d'administration, rédaction de compte-rendu de chaque réunion

Les formations

Que vous soyez en début de carrière ou que vous ayez une certaine expérience dans le domaine professionnel, la rubrique information est capitale.

Nouveau diplômé ? La rubrique formation sert d'éléments indicateurs au recruteur. Il lui permet de connaitre votre niveau d'études. Par ailleurs, elle va lui permettre d'évaluer la pertinence de votre candidature pour le poste à pourvoir.

Déjà actif sur le marché du travail ? Cette rubrique sera un vrai levier pour vous, si le poste à pourvoir sollicite des connaissances particulières acquises lors de différentes formations dont vous avez bénéficié durant vos anciennes expériences professionnelles.

Lors de la présentation des diplômes et des formations, il est judicieux de les présenter sous forme de liste à puce. Chacun d'entre eux doit être présenté comme suit :

• La nature du diplôme ou de la formation
• Année et lieu d'obtention
• Nom de l'établissement universitaire ou celui du centre de formation
• Les éventuelles distinctions

Pour ce qui est des diplômes ou des formations qui n'ont pas un rapport particulier avec votre expérience professionnelle, vous pouvez leur consacrer une rubrique à part. Il peut s'agir d'une formation en secourisme.

Voici un exemple dont vous pouvez vous inspirer :

Licence en Management des Entreprises,
Université de Rouen, 2012
Mention Bien

Les compétences

L'envoi d'un CV a pour objectif principal d'obtenir un entretien d'embauche avec le recruteur. Par conséquent, toutes les rubriques qui composent votre CV doivent renfermer des renseignements essentiels et pertinents pour le poste à pourvoir. La rubrique « Compétences » n'échappe pas à cette règle. Elle a pour objectif de mettre en valeur les aptitudes que vous avez obtenues au cours de votre expérience professionnelle.

Il existe 3 types de compétences que vous pourrez mentionner dans votre CV : les compétences transposables, celles spécifiques et les compétences adaptatives. Il existe quelques exemples de compétences fortement recherchées par les recruteurs, tels que : les compétences linguistiques et informatiques. Il est important de faire la différence entre les compétences et les qualités.

Exemple :

• Une bonne qualité d'organisation
• De bonnes qualités de communication aussi bien à l'oral qu'à l'écrit
• Compétences en informatique : bureautique et Internet
• Anglais avancé et espagnol intermédiaire.

Les qualités personnelles

Étant donné que le marché de l'emploi est un secteur très compétitif, il est obligatoire de vous démarquer des autres postulants. Il est important que votre CV puisse accroitre vos chances de décrocher un entretien avec le recruteur. Outre les formations, les diplômes ainsi que les compétences, ils accordent une importance particulière à vos qualités personnelles. Vous devez en mentionner dans votre CV, mais veillez à ce qu'elles coïncident avec le poste auquel vous postulez.

Pour vous faciliter la tâche, voici quelques exemples de qualités que vous pourrez mentionner. Toutefois, il ne faut pas exagérer, mais se limiter à celles qui sont essentielles au poste recherché.

• Enthousiaste
• Rigoureuse
• Autonome
• Fiable, excellente éthique profesionnelle
• Esprit d'équipe
• Habilité à travailler sous pression

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